Gerätewechsel optimal planen und durchführen

Intelligente Terminplanung der Außendienste bei Versorgungsunternehmen

WORKFORCE MANAGEMENT | Die Energiewende stellt Energieversorger vor die Herausforderung, neben dem Tagesgeschäft veraltete Geräte und Anlagen zu modernisieren. Die Bewältigung dieser Aufgabe verlangt eine intelligente Planung der Abläufe etwa beim Zählerwechsel. Moderne Workforce-Management-Lösungen mit integriertem Termingenerator ermöglichen eine effektive Auftragsdisposition, Tourenplanung, Lieferterminvereinbarung und Auftragsdurchführung.

Geraetewechsel optimal planen

Schluss mit Stift und Papier! Obwohl die Branche als technikaffin gilt, organisieren Energieversorger die Gerätewechsel beim Endverbraucher oftmals noch analog. Terminplanungen basieren häufig auf Erfahrungswerten oder dem Bauchgefühl der Disponenten. Häufig wird die Detailplanung auch einfach dem Außendienstmitarbeiter überlassen, der eine gewisse Anzahl an Aufträgen als simple Liste zugeteilt bekommt und diese eigenverantwortlich abarbeitet. Bei dieser Praxis kann der Endkunde oftmals nur sehr vage informiert werden, wann ein Monteur zum Gerätewechsel bei ihm eintreffen wird. Das Resultat: Monteure stehen vor verschlossenen Haustüren. Denn mancher Verbraucher reagiert sauer, wenn er sich einen kompletten Tag von der Arbeit abmelden und auf den Monteur warten muss – der dann irgendwann kommt und den Gerätewechsel in wenigen Minuten erledigt. Versorgungsunternehmen schaden sich doppelt: Eine schwache Erstversuchsquote treibt die Kosten in die Höhe, und das in der Regel gute Image der Unternehmen nimmt Schaden.

Mehrwert für Haushalte und Versorger durch Digitalisierung

Der Schlüssel für eine optimale Planung und Durchführung von Gerätewechseln liegt in der Digitalisierung. Eine auf die spezifischen Branchenprozesse ausgelegte Softwarelösung minimiert den eigenen manuellen Aufwand erheblich. Der unübersichtlichen Zettelwirtschaft kann der Versorger so schnell ade sagen und die Wegstrecken seiner Außendienstmitarbeiter zudem deutlich verringern. Die digitale Erfassung aller relevanten Daten sorgt ferner für eine bessere Datenqualität und ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung im Abrechnungssystem – und das ohne Datenverluste.
Hinzu kommt noch ein weiterer entscheidender Vorteil: Der wartende Kunde muss tagsüber kein breites Zeitfenster von bis zu acht Stunden offen halten, um die Mitarbeiter seines Energieversorgers ins Haus zu lassen. Mit Softwarelösungen wie beispielsweise „aures energie“ der Reisewitz OHG aus Bad Lippspringe wird eine Eingrenzung auf zwei bis drei Stunden möglich. Außerdem können Kunden gewünschte Terminänderungen eigenständig über ein Webportal anfragen. Somit erhöht der Energieversorger seine Erstversuchsquote und arbeitet deutlich effizienter.

Gewachsene Prozesse ganzheitlich neu gestalten

Beim Energieversorger sollte die moderne Form der Datenerfassung durch den Einsatz digitaler Werkzeuge mit einer ent­sprechenden Optimierung der eigenen Prozesse und Arbeitsabläufe einhergehen. Dabei gilt es auch am eigenen betriebli­chen Mindset zu arbeiten. Energieversor­ger sollten ihre bestehenden und meist historisch gewachsenen Prozesse und Ab­läufe überdenken und gegebenenfalls neu gestalten.

Eine ganzheitliche Software-Lösung sollte eine möglichst lückenlose Anzahl an Features und Funktionen beinhalten und diese integriert bereitstellen. Systeme wie aures energie umfassen Funktionen zu sämtlichen Aspekten der Tourenpla­nung inklusive einer automatischen Um­planung bei spontanen Ausfällen. Dazu kommt eine automatische Terminvor­schlagssuche mittels Termingenerator.­

Flexibel mit dem Kunden Termine vereinbaren

Dieser arbeitet auf Basis des jeweils ak­tuellen Planungsergebnisses unter Be­rücksichtigung von Qualifikationen, Arbeitszeiten und den bestehenden Tou­ren der Mitarbeiter. Für die generierten Termine lassen sich aus der Software he­raus Kundeninformationsschreiben erstellen oder verschicken. Wenn dem Kunden der genannte Termin nicht zusagt, kann der Energieversorger mithilfe von Alternativvorschlägen neue Termine generieren lassen und dem Kunden vorschlagen. Im Hintergrund übernimmt die Software die Arbeit und plant die Touren dementsprechend um.

Vor Ort beim Kunden bieten Softwarelösungen wie aures energie zusätzliche Features, um weitere Informationen zum Beispiel zur Hausanschlusskontrolle oder zu Anlagenerhebungen digital erfassen zu können. Im Fokus steht somit eine einfache und möglichst effiziente Planung sowie Ausführung.