Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Digitalisierung ist in kleinen und mittelständischen Unternehmen ein großes Thema, das organisatorisch und vor allem finanziell eine Herausforderung darstellt.
Da allerdings digitale Kompetenzen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor sein können, ist der Schritt in die Digitalisierung mehr als nur sinnvoll.

Bestehende Prozesse analysieren

Bevor Sie Ihr Unternehmen digitalisieren, sollten Sie sich generell Gedanken darüber machen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen optimiert werden können und müssen. Dabei sollten Sie auch die Kundenbedürfnisse nicht außer Acht lassen. Wenn Sie wissen, was Ihre Kunden brauchen, sollten Sie auch Ihre, den Kunden betreffenden, Prozesse daran anpassen.

Wenn Sie die Kundenbedürfnisse sowie den Bedarf Ihres Unternehmens analysiert haben und wissen, an welchen Stellen eine Prozessoptimierung Sinn machen würde, können Sie sich nach den passenden technischen Mitteln für die Optimierung umsehen.

Bei der Suche nach technischen Mitteln, um Prozesse zu optimieren, sollten Sie sich Zeit nehmen, vergleichen und sich, wenn vorhanden, auch Meinungen Anderer einholen. Vor allem bei Software können Sie so feststellen, ob diese zu Ihrem Unternehmen und den vorherrschenden Prozessen passt. Schließlich soll eine neue Software auf Dauer Verbesserungen bringen und die Arbeit erleichtern.

Mitarbeiter miteinbeziehen – Ängste abwenden

Den Schritt in die Digitalisierung zu wagen, fällt vielen Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe, nicht leicht. Die Gründe sind vielfältig.
Ein Grund ist die persönliche Angst der Mitarbeiter durch digitale Technik ersetzt zu werden. Rationalisierung durch Digitalisierung ist im digitalen Zeitalter keine Seltenheit, deswegen sollten Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an in Ihr Vorhaben miteinbeziehen. So nehmen Sie Ihnen die Angst und steigern die Bereitschaft, Digitalisierungsvorhaben zu akzeptieren und zu unterstützen.

Neben der Angst durch Digitalisierung im Unternehmen den Job zu verlieren, fragen sich die Mitarbeiter auch häufig, ob bspw. durch die Einführung einer neuen Software Ihre Kompetenzen überschritten werden. Auch diese Ängste sollten Sie ernst nehmen und ihnen entgegenwirken. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, wie Sie die Einführung einer neuen Software planen und wie die Mitarbeiter eingewiesen und geschult werden.

Versagensängste zusammen mit der Befürchtung nicht mehr gebraucht zu werden, sind keine gute Grundlage für die Einführung einer neuen Software. Deswegen sollten Sie Ihre Mitarbeiter immer miteinbeziehen.

Digitalisierungsförderung prüfen

Ein weiterer Grund weshalb Unternehmen die Digitalisierung scheuen ist die Finanzierungsfrage. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Förderprogrammen für die Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Diese Programme sind je nach Bundesland an verschiedene Voraussetzungen/Bedingungen geknüpft und variieren auch in der Höhe der Förderungen.

In einer PDF Datei haben wir Ihnen eine Übersicht der Förderprogramme zusammengestellt. Da die Förderprogramme immer nur eine begrenzte Laufzeit haben und ständig neue Programme hinzukommen, sollten Sie sich individuell für Ihr Bundesland informieren, damit Sie auch von aktuellen Programmen profitieren,

Termin- und Tourenplanung – wie es der Kunde wünscht

Termin- und Tourenplanung – wie es der Kunde wünscht

Auswirkungen von SDD-Angeboten auf Möbelhandel

Gerade die Entwicklungen in E- und M-Commerce bringen es mit sich, dass der Kunde heute beim Einkauf immer höhere Ansprüche an Service und Lieferung stellt. Eine „Jetzt-und-sofort“-Mentalität hat sich daher bei Kunden durchgesetzt. Was bei Amazon, Zalando & Co als Sameday-Delivery-Angebot (SDD) tägliche Praxis darstellt, erwartet der Kunde zumindest in ähnlicher Form mittlerweile ebenso in anderen Bereichen – auch in Möbelhäusern. Die Möbelbranche stellen die neuen Erwartungshaltungen da vor besonders große Herausforderungen; Sofas und Sessel lassen sich schließlich nicht in kleine Kartons verpacken, sondern erfordern aufwändigere Logistik. Wie also diese umsetzen und den Kunden einbinden? Zeitgemäße Antworten dafür bieten neue Softwarelösungen, die u. a. mit integrierten Lösungen zur Lieferterminfindung für eine optimale Auftragsdisposition, Tourenplanung und Auftragsausführung in der Möbellogistik sorgen.

Lieferzeit ist Servicezeit. Genau dann beweisen sich die Qualitätsmerkmale, die der Kunde im Kopf behält, speichert und im Falle des Falles sogar in einer Bewertung nennt und veröffentlicht. Diese kann im Zweifelsfall verheerend sein, wenn sich der Kunde nicht optimal betreut und bedient fühlt. Da kann die Couch noch so gemütlich sein – wer (zu) spät kommt, den bestraft der Kunde. Dieser erwartet zwar keine Wunder. Aber er ist heute sicher weitaus weniger dazu bereit, breite Zeitfenster oder ganze Tage frei halten zu müssen als früher, um sein Möbelstück in Empfang zu nehmen bzw. für die anliefernden Unternehmen und Monteure zu Hause greifbar zu sein. Lieferung und Service müssen sich also auf den Kunden ausrichten – nicht andersherum.

Mehrwert fürs Möbelhaus

Termine über eine Softwarelösung schneller und direkter vereinbaren zu können, ist deshalb der erste Schritt zu mehr Kundennähe. Die optimale Verzahnung mit der Tourenplanung macht einen zeitgemäßen 360°-Service dann zu einer machbaren Aufgabe, die am Ende auch für das Möbelhaus einen besonderen Mehrwert erzeugt.

Softwarelösungen zur automatischen Tourendisposition, wie beispielsweise aures möbel, verfügen deshalb über Termingeneratoren, mit deren Hilfe Termine schnell und einfach mit den Kunden ausgemacht werden können. Der Termingenerator der Lösung lässt sich über eine API auch in die Homepage des Möbelhauses einbinden, sodass Kunden eigenständig und unabhängig von der Art des Endgerätes Ihren Liefertermin ausmachen können.

Terminbuchung online

Sind die Geschäftsprozesse im Möbelhaus so optimiert, dass bereits absehbar ist, wann die Ware circa ausgeliefert werden kann, wird es möglich, direkt im Möbelhaus beim Kauf einen vorläufigen Liefertermin zu vereinbaren. Je nach Größe des Möbelhauses kann bereits bei Auftragsbestätigung (AB) oder spätestens bei Avis – also bei Wareneingang im Möbelhaus – mit Hilfe des Termingenerators telefonisch ein Termin mit dem Kunden ausgemacht werden. Angenommen, der Kunde bestellt ein Sofa und dem Möbelhaus ist anhand der AB bereits bekannt, dass es ein Sofa vom Hersteller in sechs Wochen erhält, so kann das Möbelhaus mit aures möbel bereits direkt mit dem Kunden einen Termin vereinbaren. Im Hintergrund berechnet die Lösung gleichzeitig optimale Touren; dazu gehört auch, dass die Lösung automatisch Stammdaten pflegt sowie Zeit- und Personalmanagement verwaltet. Möbelhäuser können krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern mit der Software auffangen und das System plant Touren und Dispositionen passend um. Neben benötigten Mitarbeiterqualifikationen für Zusatzservices wie Aufbau und Geräteanschluss kalkuliert die Lösung auch den Arbeitsaufwand für die Services ein und errechnet präzise Touren.

Kleinere Zeitfenster für die Möbellieferung

Sobald der Termingenerator als Online-Feature auf der Website des Möbelhauses verfügbar ist, kann der Kunde zudem anhand Auftragsnummer und Namen des Empfängers selbstständig den Liefertermin buchen. Die Lieferung erfolgt dann in einem vom Möbelhaus bestimmten Zeitfenster.

Dispositionslösungen kommen des Weiteren auch im telefonischen Kundenservice zum Einsatz, wofür eine passend reduzierte Softwareversion zur Verfügung steht. Eine solche „ausgekoppelte“ Lösung mit Termingenerator wie im Falle von aures möbel bietet für den telefonischen Kundenkontakt ausschließlich die Basisfunktion der Terminbuchung. Im Hintergrund kalkuliert die Lösung die Disposition. Damit lässt sich die Lösung an die Bedürfnisse des telefonischen Kundenservice optimal anpassen, indem sie Softwarefunktionen im notwendigen Umfang bereitstellt und der Lernaufwand zur Bedienung der Lösung deutlich sinkt.

Termingenerator aures moebel

Das Möbelhaus stellt eigenständig ein, in welchem Zeitfenster Termine gebucht werden

Im Fokus des Programms steht somit eine einfache und möglichst effiziente Planung von Tages-, Wochen- oder Rahmentouren. Das Möbelhaus kann Aufträge dadurch effektiver abwickeln und schneller ausliefern. Eine solche Automatisierung hinsichtlich Personaleinsatzplanung und Tourendisposition verhindert nicht zuletzt Medienbrüche; in einem hart umkämpften Marktumfeld wie der Möbelbranche ist dieser Aspekt ein entscheidender Vorteil, um Kauferlebnisse spürbar zu verbessern und Kunden langfristig zu binden.

Optimale Reaktionszeiten auf Kundenwünsche

Allerdings stellt nicht nur das Möbelhaus selbst einen relevanten Faktor in puncto Auslieferung dar. Im Falle spontaner Neuterminierungen seitens des Kunden, stellt aures möbel sicher, dass das Möbelhaus umgehend hierauf reagieren kann. Geht der Anruf des Kunden im Kundenservice ein, kann dieser am Telefon neue Terminvorschläge generieren und mit dem Kunden vereinbaren. Dabei geht die Lösung abgestuft vor: Anhand der Präferenzen des Kunden bezüglich des Liefertermins ermittelt die Lösung einen optimalen Termin und darüber hinaus Ersatztermine, gerankt nach bestmöglicher Übereinstimmung mit den Kundenvorgaben. Zu einem neuen Termin analysiert die Lösung im Hintergrund unmittelbar die errechneten Touren und plant diese entsprechend um. Gleichzeitig optimiert sie die aktuelle Tour, die durch das Terminstorno des Kunden eine „Lücke“ bekommen hat.

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